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Canal de Denúncias

Whistleblowing
 
 
   
 
 
 
 
 
* Campos Obrigatórios
I - Contextualização do WHISTLEBLOWING

De forma a implementar o procedimento de WHISTLEBLOWING, o qual se rege pela Lei 93/2021, importa definir regras funcionais que permitam a criação de canais de denúncia internos nas empresas.
O acto de denúncia é considerado relevante para acolher comportamentos que visem o sancionamento de condutas consideradas ilegais, fraudulentas ou corruptas, de forma isenta e imparcial.

Os canais de denúncia interna:
• Devem permitir a apresentação e o seguimento de forma segura de denúncias, garantindo a integridade e conservação da denúncia, a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia, e garantindo ainda que pessoas não autorizadas não acedem ao teor e à tramitação do processo de denúncia.
• São internalizados, devendo ser definidos os procedimentos necessários, bem como a forma de os executar;
• Devem garantir a designação de pessoas responsáveis pela recepção da denúncia e pela gestão do procedimento;
• Devem garantir a independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflitos de interesses no desempenho das funções.

A criação da política e procedimento de Whistleblowing tem como principais objetivos:
• Definir os princípios orientadores dos procedimentos de receção, tratamento, registo e conservação de comunicações de práticas de irregularidades;
• Assegurar a possibilidade de se admitirem denúncias anónimas de irregularidades;
• Assegurar a adoção de medidas preventivas que evitem atos incorretos ou irregulares.

II - Procedimento e Princípios Gerais
Características do processo implementado:
1 - Implementar um canal de denúncia seguro, também apto a proteger o anonimato.
As empresas com mais de cinquenta trabalhadores, devem criar um canal de denúncias seguros de forma a que os colaboradores possam reportar os incidentes, de forma escrita ou verbal. Internamente, as organizações devem estar dotadas dos recursos adequados a executar a política definida quanto a esta matéria.
2 - Garantir que todos os trabalhadores sabem como denunciar as irregularidades que conheçam e que conhecem a política interna nesta matéria.
3 - Em noventa dias, as organizações devem responder e acompanhar o processo de denúncia. O processo deve ser ágil, claro e objectivo de forma a que o denunciante saiba que os factos relatados estão a ser analisados e a cumprir as fases necessárias à sua resolução. Igualmente, as organizações devem manter os seus trabalhadores informados acerca das consequências de infringir as regras que contextualizam a denúncia, bem como dos desenvolvimentos do processo.
4 - Garantir que as organizações que recebam a denúncia possuem meios para proteger o delator que age de "boa-fé", designadamente de retaliações, como demissão, suspensão, humilhação, intimidação ou outro tipo de sanções como ser negada ajuda ou ter avaliações de performance negativas sem justificação para o efeito.
Assim, o procedimento geral deve garantir:
a) A criação e implementação de um canal de denúncia interno nas empresas serve para instituir um mecanismo que permita a apresentação e o seguimento seguro de denúncias;
b) A exaustividade, integridade e conservação das denúncias;
c) A confidencialidade da identidade ou do anonimato dos denunciantes, bem como da identidade de pessoas ou entidades terceiras que sejam mencionados na denúncia;
d) O impedimento de acesso de pessoas não autorizadas à informação em causa;
e) A independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflitos de interesses entre as pessoas e os departamentos designados para o recebimento e o tratamento das denúncias;
f) A eliminação imediata de todos os dados pessoais que não sejam relevantes para o tratamento da denúncia.

III - Procedimento específico

1 - DENÚNCIA
As denúncias são apresentadas por escrito mediante o preenchimento de documento disponibilizado no site da empresa e de acesso imediato a qualquer trabalhador.
O delator deverá preencher informaticamente, ou em papel, o documento referido, enviando o mesmo para o email denuncia@abolseira.com, o qual é exclusivo para a recepção das comunicações nesta matéria e é da consulta exclusiva da pessoa responsável nesta matéria, Daniela Neves. O formulário pode ser anonimizado sendo que as informações que permitem aferir a identidade do delator são de acesso restrito e reservado a quem recebe e dá tratamento às denúncias.
A pessoa responsável pela gestão da comunicação e informação desempenha funções no sector da gestão, tendo um conhecimento profundo da organização da empresa e dos seus valores.

A identidade do denunciante só pode ser divulgada:
• Para cumprimento de obrigação legal ou decisão judicial; e
• Após comunicação ao denunciante, por escrito, dos motivos para a divulgação dos dados, salvo se esta comunicação comprometer as investigações ou processos judiciais.

Proteção do denunciante:
É garantida proteção legal ao denunciante que denuncie ou divulgue publicamente infrações sempre que o faça de boa-fé e tenha fundamento sério para crer que as informações que denuncia são verdadeiras. A lei proíbe a prática de atos de retaliação contra o denunciante. Consideram-se atos de retaliação os atos ou omissões, incluindo ameaças e tentativas de atos ou omissões, que, direta ou indiretamente, em contexto profissional e motivado pela denúncia interna, externa ou divulgação pública da infração pelo denunciante, cause ou possa causar a este último, de modo injustificado, danos patrimoniais ou morais.

2 - TRATAMENTO DA DENÚNCIA
Recebida a denúncia, é necessário prosseguir para a fase de investigação, existindo um procedimento que permite dar seguimento à denúncia.
A responsável por este circuito analisa o teor da denúncia e os documentos que a acompanhem, tendo autonomia para solicitar os documentos e informações que entender à organização com vista a executar esta análise de forma cabal e integral.
Após análise, a responsável deverá elaborar relatório descritivo das ações realizadas e das conclusões a que chegou, guardando tal relatório exclusivamente para si e garantindo que nenhum terceiro acede ao mesmo, seja em suporte papel (quando impresso), seja em suporte informático.
Assim, a pessoa encarregue de gerir este procedimento, elaborar e gerir os documentos necessários é a Daniela Neves, gerindo também o email dedicado a este assunto.
As fases essenciais desse circuito são as seguintes:
Registo: o denunciante regista a sua denúncia num formulário acessível no sistema informático da empresa, enviando o mesmo devidamente preenchido para o email denuncia@abolseira.com.
Análise e tratamento: As denúncias recebidas são inseridas em pasta informática reservada no sistema, bem como em pasta documental de acesso reservado, seguindo-se o respectivo workflow, análise e conclusões.
Conclusão e Arquivamento: A pessoa com autoridade para o efeito faz a sua análise e documenta a conclusão da denúncia através de email dirigido exclusivamente ao denunciante.

3 - CONCLUSÃO DO PROCEDIMENTO
O denunciante é informado em qualquer momento do processo qual o estado das diligências efectuadas, e é notificado da decisão tomada até ao limite de 90 dias após a recepção da denúncia no email denuncia@abolseira.com.

IV - Custos e Sanções pelo não cumprimento da Lei:
As multas pelo não cumprimento da lei de Proteção ao Denunciante estão divididas em sanções muito graves e graves.
Impedir a apresentação ou o seguimento de denúncia constitui contraordenação muito grave punível com coima de 1.000 euros a 25.000 euros se o agente for pessoa singular, ou de 10.000 euros a 250.000 euros se o agente for uma pessoa coletiva.
Não dispor de canal de denúncia interno, ou oferecer esse canal sem as devidas garantias, constitui contraordenação grave punível com coima de 500 a 12.500 euros se o agente for pessoa singular, ou de 1.000 a 125.000 euros se for pessoa coletiva.

Os valores éticos da empresa:
A Bolseira norteia toda a sua actividade, interna e externamente, pelos seguintes valores, intrínsecos à sua missão e visão:
• Somos uma empresa de transformação de papéis com recurso à tecnologia mais evoluída,obedecendo a elevados padrões de qualidade para satisfação do cliente;
• Pretendemos ser líderes na produção de saquetas de papel da baixa gramagem na Península Ibérica, transmitindo confiança, compromisso, liderança, integridade e, acima de tudo, respeito.

A política de Whistleblowing tem estes valores éticos como princípios essenciais da sua actuação sendo os mesmos executados diariamente junto de todos os que interagem com a Bolseira, fazendo também parte da responsabilidade social da empresa junto da comunidade em que se insere.
Porque as dinâmicas sociais e legais são evolutivas este documento tem carácter incremental, sendo alterado sempre que tal se revele adequado. A sua primeira versão é formalizada em 9 de Agosto de 2022, sendo que da mesma será dado conhecimento aos trabalhadores através de meio adequado.