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Canal de Dénonciation

Whistleblowing
 
 
   
 
 
 
 
 
* Champs Obligatoires
I - Contexte du WHISTLEBLOWING
Afin de mettre en œuvre la procédure de dénonciation, qui est régie par la loi 93/2021, il est important de définir des règles fonctionnelles qui permettent la création de canaux de dénonciation internes dans les entreprises.
L'acte de dénonciation est considéré comme pertinent pour accueillir les comportements visant à sanctionner les conduites considérées comme illégales, frauduleuses ou corrompues, de manière exempte et impartiale.

Les canaux internes d'alerte :
- Ils permettent le dépôt et le suivi sécurisés des plaintes, garantissant l'intégrité et la conservation de la plainte, la confidentialité de l'identité ou de l'anonymat des dénonciateurs et la confidentialité de l'identité des tiers mentionnés dans la plainte, et garantissant également que des personnes non autorisées n'accèdent pas au contenu et au traitement du processus de plainte.
- Elles sont internalisées et les procédures nécessaires sont définies, ainsi que la manière dont elles doivent être exécutées ;
- Ils doivent garantir la désignation des personnes responsables de la réception de la plainte et de la gestion de la procédure ;
- Ils doivent garantir l'indépendance, l'impartialité, la confidentialité, la protection des données, le secret et l'absence de conflits d'intérêts dans l'exercice de leurs fonctions.

La création de la politique et de la procédure de dénonciation a les principaux objectifs suivants :
- Définir les principes directeurs des procédures de réception, de traitement, d'enregistrement et de conservation des communications de pratiques irrégulières ;
- Garantir la possibilité d'admettre des rapports anonymes d'irrégularités ;
- Veiller à l'adoption de mesures préventives pour éviter les actes incorrects ou irréguliers.

II - Procédure et principes généraux
Caractéristiques du processus mis en œuvre :
1 - Mettre en place un canal d'alerte sécurisé, capable également de protéger l'anonymat.
Les entreprises de plus de cinquante employés doivent créer un canal de dénonciation sûr pour que les employés puissent signaler les incidents, sous forme écrite ou verbale. En interne, les organisations doivent disposer de ressources adéquates pour mettre en œuvre la politique.
2 - S'assurer que tous les employés savent comment signaler toute irrégularité dont ils ont connaissance et qu'ils connaissent la politique interne en la matière.
3 - Dans un délai de quatre-vingt-dix jours, les organisations doivent répondre et assurer le suivi du processus de dénonciation. Le processus doit être agile, clair et objectif afin que le dénonciateur sache que les faits rapportés sont analysés et que les étapes nécessaires à leur résolution sont suivies. De même, les organisations doivent tenir leurs travailleurs informés des conséquences de la violation des règles qui encadrent la dénonciation, ainsi que de l'évolution du processus.
4 - S'assurer que les organisations recevant la plainte ont les moyens de protéger le dénonciateur qui agit de "bonne foi", notamment contre les représailles, telles que le licenciement, la suspension, l'humiliation, l'intimidation ou d'autres types de sanctions telles que le refus d'une aide ou une évaluation négative des performances sans justification.
Ainsi, la procédure générale devrait garantir :
(a) La création et la mise en œuvre d'un canal d'alerte interne dans les entreprises servent à instituer un mécanisme permettant le dépôt et le suivi sécurisés des plaintes ;
b) L'exhaustivité, l'intégrité et la conservation des plaintes
c) la confidentialité de l'identité ou de l'anonymat des dénonciateurs, ainsi que de l'identité des tiers ou des entités mentionnées dans la plainte
d) l'empêchement de l'accès de personnes non autorisées aux informations en question
e) l'indépendance, l'impartialité, la confidentialité, la protection des données, le secret et l'absence de conflits d'intérêts des personnes et des services désignés pour recevoir et traiter les plaintes
f) La suppression immédiate de toutes les données personnelles qui ne sont pas pertinentes pour le traitement de la plainte.

III - Procédure spécifique

1 - PLAINTES
Les plaintes doivent être soumises par écrit en remplissant un document disponible sur le site web de l'entreprise et immédiatement accessible à tout employé.
Le dénonciateur doit remplir le document mentionné, par voie électronique ou sur papier, en l'envoyant à l'adresse électronique denuncia@abolseira.com, qui est exclusive pour la réception des communications sur cette question et est de la consultation exclusive de la personne responsable de cette question, Daniela Neves. Le formulaire peut être anonymisé et les informations permettant de vérifier l'identité du dénonciateur ont un accès restreint, réservé aux personnes qui reçoivent et traitent les plaintes.
La personne responsable des fonctions de gestion de la communication et de l'information dans le secteur de la gestion, ayant une connaissance approfondie de l'organisation de l'entreprise et de ses valeurs.
L'identité du dénonciateur ne peut être divulguée :
- pour se conformer à une obligation légale ou à une ordonnance du tribunal ; et
- Après communication au dénonciateur, par écrit, des raisons de la divulgation des données, sauf si cette communication compromet des enquêtes ou des procédures judiciaires.

 

Protection des dénonciateurs :
La protection juridique est garantie aux dénonciateurs qui signalent ou divulguent publiquement des infractions lorsqu'ils le font de bonne foi et qu'ils ont des raisons sérieuses de croire que les informations qu'ils rapportent sont vraies. La loi interdit la pratique d'actes de représailles à l'encontre du dénonciateur. Sont considérés comme des actes de représailles les actes ou omissions, y compris les menaces et les tentatives d'actes ou d'omissions, qui, directement ou indirectement, dans un contexte professionnel et motivés par une dénonciation interne ou externe ou une divulgation publique de l'infraction par le dénonciateur, causent ou peuvent causer au dénonciateur, de manière injustifiée, un préjudice pécuniaire ou moral.

2 - TRAITEMENT DE LA PLAINTE
Une fois la plainte reçue, il est nécessaire de passer à l'étape de l'enquête, et une procédure a été mise en place pour assurer le suivi de la plainte.
La personne chargée de ce circuit analyse le contenu de la plainte et les documents qui l'accompagnent, et a l'autonomie de demander à l'organisation tout document et toute information afin de mener à bien cette analyse de manière complète et exhaustive.
Après l'analyse, la personne responsable doit préparer un rapport décrivant les actions entreprises et les conclusions tirées, en conservant ce rapport exclusivement pour elle et en veillant à ce qu'aucun tiers n'y ait accès, que ce soit sur support papier (lorsqu'il est imprimé) ou sur support informatique.
Ainsi, la personne chargée de gérer cette procédure, d'élaborer et de gérer les documents nécessaires est Daniela Neves, qui gère également le courriel dédié à ce sujet.
Les étapes essentielles de ce circuit sont les suivantes :
Enregistrement : Le dénonciateur enregistre sa plainte sur un formulaire accessible dans le système informatique de l'entreprise, en l'envoyant dûment rempli à l'adresse électronique denuncia@abolseira.com.
Analyse et traitement : Les plaintes reçues sont introduites dans un dossier informatique réservé dans le système, ainsi que dans un dossier de documents à accès réservé, suivi du flux de travail respectif, de l'analyse et des conclusions.
Conclusion et classement : La personne habilitée à cet effet procède à l'analyse et documente la conclusion de la plainte par un courriel adressé exclusivement au plaignant.

3 - CONCLUSION DE LA PROCÉDURE
Le plaignant est informé à tout moment de la procédure de l'état d'avancement des démarches entreprises. La décision prise lui est notifiée dans les 90 jours suivant la réception de la plainte par courrier électronique à l'adresse denuncia@abolseira.com.

IV - Frais et sanctions en cas de non-respect de la loi :
Les amendes pour non-respect de la loi sur la protection des dénonciateurs sont divisées en sanctions très graves et graves.
Empêcher le dépôt ou le suivi d'une plainte constitue une infraction administrative très grave, passible d'une amende de 1 000 à 25 000 € si l'agent est une personne physique, ou de 10 000 à 250 000 € si l'agent est une personne morale.
Le fait de ne pas disposer d'un canal de signalement interne ou de proposer un tel canal sans les garanties appropriées constitue une infraction administrative grave passible d'une amende de 500 à 12 500 euros si l'auteur est une personne physique, ou de 1 000 à 125 000 euros si l'auteur est une personne morale.

Les valeurs éthiques de l'entreprise :
Le bénéficiaire de la subvention guide toutes ses activités, en interne et en externe, par les valeurs suivantes, intrinsèques à sa mission et à sa vision :
- Nous sommes une entreprise de transformation du papier utilisant les technologies les plus avancées, respectant des normes de qualité élevées pour la satisfaction du client ;
- Nous voulons être les leaders de la production de sachets en papier à faible grammage dans la péninsule ibérique, en transmettant confiance, engagement, leadership, intégrité et surtout, respect.

La politique de dénonciation fait de ces valeurs éthiques des principes essentiels de son action, qui sont mis en œuvre quotidiennement avec tous ceux qui interagissent avec la société, et qui font également partie de la responsabilité sociale de la société envers la communauté dans laquelle elle opère.
Les dynamiques sociales et juridiques évoluant, ce document est de nature progressive et sera modifié chaque fois que cela sera jugé approprié. Sa première version sera formalisée le 9 août 2022, et les salariés en seront informés par les moyens appropriés.